Office Manager

Voor een groeiende organisatie actief in de opleidingssector zijn wij op zoek naar een veelzijdige Office Manager. In deze rol ben je het organisatorische aanspreekpunt en zorg je ervoor dat alles achter de schermen vlot en professioneel verloopt. Je ondersteunt verschillende domeinen zoals administratie, commercieel beheer, HR, logistiek, marketing en business development.

Deze functie staat open voor zowel junior profielen als kandidaten met ervaring: motivatie, leergierigheid en de juiste attitude zijn doorslaggevend. Je krijgt de kans om on-the-job opgeleid te worden en mee te groeien met de organisatie.

Het takenpakket als Office Manager:

Administratie & organisatie

• Beheren van inkomende e-mails en telefoons
• Opvolgen van klantenregistraties
• Verwerken van aankoopfacturen
• Opmaken en opvolgen van verkoopfacturen
• Planning en administratieve opvolging van opleidingen
• Commerciële ondersteuning
• Opstellen van offertes en contracten
• Aanspreekpunt voor klanten vóór, tijdens en na opleidingen

HR & personeel

• Ondersteuning bij personeelsbeheer en rekrutering
• Organisatie en deelname aan jobbeurzen
• Interne communicatie
• Beheer van wagenpark, verzekeringen en onkosten

Logistiek & faciliteiten

• Beheer en opvolging van leveranciers
• Logistieke voorbereiding van opleidingen (materiaal, catering, lokalen)
• Boeken van vluchten en hotels

Marketing & events

• Organiseren van aanwezigheid op beurzen
• Beheer en verdere uitbouw van sociale media

Het profiel als Office Manager:

• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma (of gelijkwaardig door ervaring).
• Een junior profiel is welkom: opleiding en begeleiding worden voorzien.
• Je bent vloeiend in het Nederlands, Frans én Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt zelfstandig en proactief, maar stemt vlot af met collega’s.
• Je bent nauwkeurig, georganiseerd en hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je communiceert helder, professioneel en steeds klantvriendelijk.
• Je respecteert normen en waarden en draagt deze ook uit naar klanten en collega’s.
• Je bent sociaal en werkt graag samen met IT-professionals, waarbij je vlot duurzame relaties opbouwt.
• Ervaring in een gelijkaardige ondersteunende rol is een plus, maar geen must.

Het aanbod als Office Manager:

• Een gevarieerde en autonome functie binnen een dynamische organisatie.
• Een voltijdse tewerkstelling van 38 uur per week.
• 20 wettelijke vakantiedagen + 4 ADV-dagen.
• Een competitief salarispakket aangevuld met aantrekkelijke extralegale voordelen: bedrijfswagen, laptop, groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijdvergoeding, ecocheques
• Mogelijkheid om internationale conferenties bij te wonen
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, opleiding en doorgroeimogelijkheden.
• Samenwerken in een collegiale omgeving waar respect en teamwork centraal staan.

Interesse in deze vacature? Solliciteer dan snel online!

Robert Walters is the trading name of Robert Walters People Solutions NV. All legal requirements can be found here.