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Executive Assistant

Save job

Un nouveau poste d'Executive Assistant vient de s'ouvrir chez l'un de nos clients dans le secteur de la consultance. Ce client est situé à Ixelles et est facilement accessible en transport en commun. Il vous sera demandé de soutenir l'équipe, en particulier les associés/directeurs, en assurant l'efficacité et le bon fonctionnement quotidien du bureau et en supervisant les efforts déployés pour répondre à la croissance continue de l'entreprise. Vous devez aimer assumer une grande variété de tâches et être proactif.ve en aidant là où c'est nécessaire.

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En tant qu'Executive Assistant, vous serez chargé.e des tâches suivantes :

  • Travailler avec les partenaires pour répondre à la croissance continue de l'entreprise.
  • Impression/signature de documents clés.
  • Diriger la gestion du bureau, l'achat de fournitures de bureau, la programmation, l'aménagement et la préparation des salles de réunion et des salles Zoom.
  • Planifier et exécuter les réunions sociales du bureau avec la participation des collègues/partenaires.
  • Gérer les relations avec toutes les installations externes et la maintenance, les abonnements avec les fournisseurs et les outils en ligne.
  • Gérer l'organisation des voyages.
  • Assurer le classement et l'archivage des documents importants tels que les contrats, les bons de commande, etc
  • Rapprochement des comptes bancaires : Collecter les notes de frais, enregistrer les reçus pour 3 cartes de crédit.
  • Gérer et faire approuver le paiement des factures d'achat (par exemple, fournisseurs tiers), des abonnements, etc.
  • S'assurer, avec les responsables des clients, que les factures sont envoyées aux clients à temps et correctement
  • Assurer la liaison avec les services de paie (SDWorkx/Besox) pour les salaires mensuels, les congés, etc.
  • Liaison avec la direction sur les contrats des nouveaux employés, avec Bruxelles Formation sur les contrats des stagiaires (CIP).
  • Aider les employés/le management avec les tiers pour les questions d'administration des employés.

Le profil idéal pour la fonction d'Executive Assistant :

  • Très bonne maîtrise de l'anglais et du français, autres langues un avantage.
  • Expérience en gestion de bureau ou en administration de direction.
  • Vous êtes autonome et prenez les choses en main; vous êtes orienté.e vers les solutions.
  • Vous avez un bon sens de l'organisation.

Ce que notre client vous offre :

  • Un contrat permanent.
  • Un salaire compétitif.
  • Des avantages extralégaux.
  • Un lieu de travail agréable, avec une équipe dynamique.
  • Un contrat temps-plein ou temps-partiel, en fonction de votre préférence.

Contract Type: FULL_TIME

Specialism: Business Support

Focus: Management Support

Industry: Consultancy

Salary: €3,000 - €4,500 per month

Workplace Type: On-site

Experience Level: Entry Level

Language: English - Bilingual

Second Language: French - Bilingual

Location: Brussels

Job Reference: 2289412

Date posted: 17 October 2024

Consultant: Pauline Verheyden

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