Executive & Project Assistant

Een toonaangevend architectenbureau in de regio Leuven is op zoek naar een Executive & Project Assistant die energie haalt uit organiseren, structureren en het ontzorgen van management en projectteams. In deze veelzijdige rol is de Executive & Project Assistant de spil tussen directie, interne teams en externe partners.

Jouw takenpakket als Executive & Project Assistant:

Directie- en agendabeheer

• Beheren en opvolgen van inkomende mails en vergaderuitnodigingen.
• Plannen en coördineren van afspraken en agenda’s.
• Doorsturen van relevante communicatie naar interne verantwoordelijken.
• Voorbereiden van aangetekende zendingen en andere administratieve correspondentie.

Verzekerings- en schadedossierbeheer

• Registreren en opvolgen van schadedossiers in samenwerking met projectarchitecten.
• Coördineren van aangiftes bij verzekeraars en invullen van benodigde gegevens.
• Plannen van overlegmomenten en structureren van inkomende documentatie.
• Opvolgen van jaarlijkse aangiftes voor lopende projecten, inclusief gegevensverzameling en invoer op verzekeringsplatformen.

Architectuurwedstrijden

• Administratief opvolgen van wedstrijddossiers en tenders.
• Verzamelen en beheren van vereiste documenten van interne teams en externe partners.
• Coördineren van inhoudelijke input en samenstellen van teksten volgens wedstrijdeisen.

Het ideale profiel als Executive & Project Assistant:

• Minstens 3 jaar relevante ervaring als management assistant, projectondersteuner of administratief coördinator; ervaring in de bouw-, architectuur- of verzekeringssector is een plus.
• Uitstekende kennis van het Nederlands en een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van Frans en Engels.
• Sterke organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en het vermogen om meerdere dossiers parallel op te volgen.
• Discreet en betrouwbaar bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Proactief, oplossingsgericht en stressbestendig, met een klantgerichte en positieve instelling.

Het aanbod als Executive & Project Assistant:

• Een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een dynamisch en gerenommeerd architectenbureau in Leuven.
• Werken in een inspirerende omgeving waar kwaliteit, creativiteit en samenwerking centraal staan.
• Ruimte voor initiatief, persoonlijke ontwikkeling en meedenken over procesverbeteringen.
• Een collegiaal team met korte communicatielijnen en een professionele werksfeer.
• Een marktconform salarispakket tot €85000 op jaarbasis aangevuld met extralegale voordelen.

Interesse? Solliciteer dan snel online !

Robert Walters is the trading name of Robert Walters People Solutions NV. All legal requirements can be found here.