5 compétences pour devenir un assistant de choc

Quelles sont les qualités les plus recherchées par les employeurs lorsqu’ils recrutent du personnel administratif ? Comment faire pour être l’Assistant dont les entreprises ne peuvent plus se passer ?

Véritable bras droit d’un ou plusieurs dirigeants, il est crucial de maîtriser certaines compétences pour offrir les meilleures prestations et bâtir une relation solide avec les personnes que vous assistez. Asia Skifati, Associate Director de la division Business Support chez Robert Walters souligne les 5 compétences les plus recherchées par les employeurs.

1. Être un excellent communicateur

En tant que management assistant, vous êtes en contact avec tous les niveaux de l’entreprise. D’excellentes aptitudes de communication ainsi que de solides compétences linguistiques - que ce soit à l’oral ou à l’écrit et plus particulièrement en français et en néerlandais - sont donc essentielles. « Vous devez pouvoir avoir une communication claire et transparente avec votre manager, de manière à gérer vos tâches du mieux possible et fournir rapidement des résultats. », explique Asia. La connaissance d’autres langues européennes constitue toujours un ajout majeur, surtout en Belgique.

2. Faire preuve de compétences organisationnelles avérées

Un très bon sens de l’organisation, la capacité de rester calme face à la pression et être capable de mener plusieurs tâches de front sont des compétences indispensables pour réussir. Vous devrez également avoir le sens du détail. Comme il n’est pas rare que certaines tâches urgentes vous soient confiées, vous devrez également être capable de définir efficacement les priorités. « Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer une tâche immédiatement, envoyez un simple mail accusant réception du message pour indiquer à votre manager que vous êtes sur le coup », conseille Asia.

3. Se montrer proactif (-ive)

Les employeurs sont à la recherche de personnes qui non seulement travaillent dur et qui se montrent proactives, mais aussi qui se sentiront à l’aise dans un environnement stimulant et exigeant.

Votre objectif : devenir le bras droit de votre manager et donc indispensable.

Certains petits détails peuvent faire la différence. Par exemple, si vous savez que votre manager préfère utiliser des stylos d'une certaine couleur, pensez-y lors de la prochaine commande. C’est ce genre d’attitude proactive que l’on recherche au quotidien. Réfléchissez toujours aux moyens d’étoffer vos compétences professionnelles. Votre manager appréciera votre enthousiasme et pourra récompenser vos efforts en temps opportun, au travers d’une augmentation de salaire ou d’une promotion.

4. Devenir un expert des systèmes informatiques

Pour réussir, vous devrez maîtriser Microsoft Word, Outlook, Excel et PowerPoint. Savoir comment organiser des vidéoconférences, créer et jongler avec des formules Excel et effectuer des mises en page pointues de documents peut vous donner une longueur d’avance sur les autres assistants de direction. Si vous devez remettre vos connaissances à niveau ou en développer de nouvelles, il y a de nombreux cours gratuits en ligne pour vous aider.  N’oubliez pas de reprendre sur votre CV toutes vos compétences acquises.

5. Adopter une attitude positive

Asia : « Il est crucial d’avoir une attitude positive. Les employeurs sont à la recherche de personnes aimables et dynamiques, désireuses de se dépasser. Si un manager change d’avis à la dernière minute, le/la management assistant idéal(e) restera positive et gérera cette situation avec le sourire. Les assistants doivent également se montrer flexibles. Celles qui travaillent au plus haut niveau le savent, ce n’est pas un job de tout repos : les heures sup peuvent faire partie du lot. »

Envie de vous lancer ?

Découvrez plus d’informations sur la fonction de management assistant ou consultez nos offres d’emploi en assistanat.