Huit conseils et astuces pratiques pour MS Word

MS Word est probablement le programme le plus utilisé de la série Microsoft Office. Cependant, tout le monde n'est pas conscient de la quantité de "trucs" et de "raccourcis" qui peuvent être utilisés dans le programme. Le spécialiste du recrutement Walters People partage huit conseils pratiques pour gagner du temps lors de l'utilisation de Word.

Astuce #1 : raccourcis 

Les raccourcis, et en particulier la touche CTRL, sont incroyablement utiles. Tout le monde connaît CTRL-C, CTRL-V, CTRL-B et CTRL-I, mais les connaissez-vous aussi pour mettre en forme votre document ?  

• Aligner le texte à gauche : CTRL + L 
• Aligner le texte à droite : CTRL + R 
• Justifier : CTRL + J 
• Remplir toute la page : CTRL + SHIFT + J 
• Espacement des lignes 1 / 2 / 1,5 : CTRL + 1 / 2 / 5 
• Ligne blanche avant le paragraphe : CTRL + 0 
• Supprimer la mise en forme des paragraphes : CTRL + Q 
   

Astuce #2 : texte automatique 

Les coordonnées et la signature au bas d'une lettre, une réponse à une question qui revient régulièrement, ... Il y a parfois des morceaux de texte dont vous avez besoin à plusieurs reprises. Vous pouvez bien sûr copier ces morceaux de texte à partir de documents précédents, mais il est beaucoup plus facile de créer un raccourci clavier. 

Sélectionnez le texte que vous voulez sauvegarder, allez dans votre ‘toolbar’. Sélectionnez le texte que vous voulez sauvegarder, allez dans votre barre d'outils à insérer, quick parts, autotext. Ici, vous choisissez ‘save selection’. La prochaine fois que vous aurez besoin du texte, allez à nouveau dans autotext et vous pourrez insérer le texte en un seul clic. 

 Astuce #3 : dictée 

Cette fonction est très pratique lorsque vous devez écrire beaucoup de texte. Vous la trouverez à l'extrême droite de la toolbar, sous l'onglet ‘home’. Il suffit de cliquer et de parler. Tout ce que vous dites apparaît immédiatement sur le papier, à condition que vous parliez clairement dans le microphone, bien sûr. 

Astuce #4 : le thésaurus 

Vous avez réussi à coucher sur papier ce gros morceau de texte ? Il y a de fortes chances pour que vous utilisiez souvent certains mots et que vous souhaitiez les remplacer par des synonymes. Word dispose d'un outil très pratique pour cela, à savoir le thésaurus. Vous le trouverez dans votre toolbar, sous l'onglet ‘review’. Ouvrez l'outil et tapez le mot pour lequel vous cherchez un synonyme dans la barre de recherche. Appuyez sur la touche enter, et Word vous proposera toute une liste d'options. 

Astuce #5 : pages montantes et descendantes dans un même document   

Supposons que vous ajoutiez, en plus de beaucoup de texte, des tableaux qui s'affichent mieux sur une page en format paysage. Ensuite, au lieu de devoir choisir entre de belles pages de texte et des tableaux lisibles, vous pouvez combiner des pages à l'endroit (portrait) et à l'envers (paysage) dans un même document. Sélectionnez le tableau ou le texte que vous voulez spécifiquement changer en portrait ou en paysage. Allez dans l'onglet "layout" et cliquez sur l'option "page setup". Cliquez ensuite à nouveau sur "orientation" et choisissez entre ‘portrait’ et ‘landscape’. Enfin, indiquez que cette mesure ne s'applique qu'au texte ou aux tableaux sélectionnés en cliquant sur le bouton "Appliquer à". Cela n'a peut-être l'air de rien, mais cette astuce toute simple est très pratique lorsque vous souhaitez présenter quelque chose dans un tableau ou une table transparente.  

Astuce #6 : collaborer dans un document 

Collaborer avec d'autres personnes sur un même document signifiait souvent envoyer des courriels et sauvegarder d'innombrables versions du même fichier. Ces jours sont heureusement révolus. En haut à droite de Word se trouve le bouton ‘share’. Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez facilement partager votre document avec d'autres personnes. Vous pouvez même y associer des autorisations. Ainsi, vous pouvez autoriser quelqu'un à modifier votre document, mais vous pouvez aussi choisir que les autres ne puissent que visualiser le document, et non le modifier. 

Astuce #7 : récupérer les anciennes versions 

Ouhlà! Vous avez accidentellement supprimé tout le texte de votre document ?

Heureusement, il existe une astuce qui vous permet de récupérer les anciennes versions de votre document.

Allez dans File, Info et choisissez version history. Une liste des versions précédentes apparaîtra sur le côté droit de votre document : double-cliquez pour les restaurer. 

Astuce #8 : signer un document Word 

Voulez-vous retourner ce document Word signé ? Cette question vous a probablement déjà été posée. Imprimer, signer, re-scanner, c'est un vrai casse-tête. Saviez-vous que cela peut être fait beaucoup plus rapidement ? Enregistrez le document Word en tant que fichier pdf. Vous pouvez ensuite insérer votre signature ici. Facile, rapide et aussi beaucoup mieux pour l'environnement.

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