Les défis de la gestion du temps

Courriels, échéances et listes de tâches interminables ... avez-vous souvent l'impression qu'il n'y a pas assez d'heures dans une journée ? Dans ce cas, une bonne gestion du temps est essentielle. Le spécialiste du recrutement Robert Walters partage les défis les plus courants et donne des conseils pratiques pour améliorer votre productivité et votre flux de travail.

1. Dérangements par les collègues à des moments chargés

Vous êtes très occupé et vos collègues ne cessent de vous poser des questions ou de vous demander des services. La tentation est grande de les diriger vers votre mailbox, mais cela ne fait qu'encombrer votre boîte de réception. Il est préférable de leur demander de revenir une heure plus tard ou de téléphoner à un autre moment. Souvent, les problèmes se résolvent d'eux-mêmes ou s'avèrent moins urgents que prévu. De cette façon, vous gardez votre boîte de réception propre et vous restez concentré.

2. Difficulté à dire « non »

Vous avez peur de passer pour un antipathique si vous dites « non » ? Tout dépend de la manière dont vous le dites. Par exemple : « Je travaille sur un projet important. Est-ce que quelqu'un d'autre peut s'en charger ? » ou « Est-ce que cela peut se faire plus tard dans la journée ? » En restant aimable et serviable, vous donnez l'impression d'être professionnel sans vous surcharger de travail.

3. Les collègues sont difficiles à joindre

Travailler avec des collègues injoignables peut être frustrant. Au lieu d'attendre une réponse par e-mail, prévoyez des moments de consultation réguliers. Vous vous assurez ainsi que les informations importantes sont échangées à temps et que votre travail n'est pas ralenti. N'oubliez pas de convenir de délais clairs.

4. Délais irréalisables

Tout le monde en a fait l'expérience : un délai qui s'avère irréalisable. Le secret ? Une communication précoce.

Si vous constatez que vous êtes en retard, discutez-en immédiatement avec votre supérieur et proposez une solution alternative.

Par exemple, « Je n'arrive pas à terminer ce travail aujourd'hui, quelqu'un peut-il m'aider ? » Vous éviterez ainsi le stress de la dernière minute et montrerez que vous savez anticiper.

5. Retomber dans des habitudes inefficaces

Il est difficile de se défaire de ses vieilles habitudes, surtout lorsqu'on est distrait. Vous avez remarqué que vous n'arrêtez pas de prendre votre téléphone alors que vous essayez de terminer un e-mail ? Mettez-le en mode silencieux ou rangez-le. Personne n'est parfait et il est normal de se distraire de temps en temps, à condition de rester conscient de son comportement et de le corriger à temps.

6. Les tâches ad hoc perturbent votre liste de tâches

Les tâches ad hoc sont de petites tâches non urgentes qui reviennent fréquemment et qui peuvent perturber considérablement vos plans. La solution ? Considérez vos tâches comme des pierres et du gravier. Les « pierres » sont les tâches les plus importantes et les plus urgentes, les « graviers » sont les petites tâches moins significatives. Si vous ne faites pas attention, vous vous retrouverez rapidement à ne travailler que sur le gravier. Commencez donc toujours par les pierres afin de vous atteler à vos tâches les plus urgentes. Vous pourrez vous occuper du gravier plus tard.

7. Mauvaise planification de la part de votre responsable

Parfois, le mauvais planning de votre supérieur entraîne un surcroît de travail. Osez être honnête si vous n'avez pas de place dans votre emploi du temps. Suggérez par exemple : « Est-ce que cela peut être fait demain, car je n'ai pas de place aujourd'hui ? ». La flexibilité est une bonne chose, mais vous avez aussi le droit de fixer vos limites. Une bonne communication est essentielle à cet égard.

8. Les tâches urgentes obligent à modifier constamment les plans

Les tâches urgentes inattendues peuvent perturber votre journée. Réservez chaque jour un bloc de temps pour ces tâches imprévues. Il est important de prévoir une marge de manœuvre dans votre agenda. À la fin de la journée, vous pouvez évaluer la situation : était-ce vraiment urgent ou aurait-il été possible de l'éviter ? Cela vous aidera à mieux planifier et à établir des priorités.

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