Le métier et le salaire d'un Asssistant Administratif

Un travail varié, une grande sécurité d'emploi et des possibilités de carrière illimitées : cela vous paraît être de la musique à vos oreilles ? Alors le rôle d'assistant administratif pourrait être exactement ce que vous recherchez !

Stephanie Cnops, Principal chez Robert Walters, précise en quoi consiste le rôle d'assistant administratif, combien vous gagnez dans cet emploi et pourquoi ce poste est idéal pour lancer votre carrière.

Que fait exactement un assistant administratif ?

Le travail d'un assistant administratif consiste à fournir un soutien administratif à un ou plusieurs services de l'organisation. Ce rôle implique un éventail de tâches très variées. Stephanie : "Rédiger et archiver des documents, préparer des traductions et envoyer des lettres ou des e-mails sont les activités quotidiennes d'un assistant administratif. La préparation des réunions fait également souvent partie des responsabilités. Pensez à la réservation d'un lieu, à l'envoi d'invitations, à la création de présentations PowerPoint et éventuellement à l'organisation d'un catering. Enfin, la gestion des bases de données est une partie courante du travail d'assistant administratif, où vous vous assurez que les données de la base sont toujours correctes et à jour."

Selon le type d'organisation dans laquelle vous travaillez et la taille de l'entreprise, cet assortiment de tâches peut être encore plus étendu. "Dans une petite organisation, par exemple, il n'est pas rare qu'un assistant administratif soit également chargé de passer des commandes, de recevoir des clients et d'aider à la préparation des factures ou de la paie", explique Stephanie. "Dans les grandes structures, la portée des tâches est généralement plus définie car vous êtes assisté par des équipes spécialisées telles que le service clientèle, les finances et les RH."

Quelles sont les études et les compétences nécessaires pour devenir un assistant administratif ?

Les profils les plus recherchés pour le poste d'assistant administratif sont titulaires d'un diplôme de bachelor ou de master. Le domaine d'étude spécifique est souvent moins important. Par exemple, on voit souvent un bachelier en Office Management ou un master en traduction ou en communication. En général, l'expérience n'est pas indispensable et les débutants sont donc les bienvenus.

"Même avec un diplôme de secondaire, vous pouvez trouver un emploi d'assistant administratif", assure Stephanie. "Toutefois, l'expérience est généralement requise dans ce cas. Vous n'envisagez pas de poursuivre des études supérieures, mais un emploi d'assistant administratif vous conviendrait ? Alors vous feriez bien de choisir un emploi de vacances ou un emploi étudiant dans l'administration. Cela vous donnera immédiatement une expérience concrète à mettre sur votre CV et augmentera ainsi considérablement vos chances de décrocher un emploi. Certains passe-temps peuvent également être pertinents, n'hésitez donc pas à les ajouter à votre CV. Pensez par exemple à des activités dans un mouvement de jeunesse, où vous organiser des sorties ou envoyez des communications régulières aux parents."

En ce qui concerne les compétences informatiques, une bonne connaissance des logiciels les plus courants est attendue, tels que Word, PowerPoint, Excel et Outlook.  

Si vous avez une bonne connaissance des langues, vous aurez un avantage. Le multilinguisme est un atout important dans la fonction d'assistant administratif. Stephanie : "Dans la plupart des organisations, vous serez amené à communiquer en plusieurs langues au quotidien. Dans les entreprises belges, il s'agit principalement du néerlandais et du français, dans les entreprises internationales, l'anglais est également très courant. " 

"En outre, un assistant administratif doit avoir d'excellentes compétences en matière de communication, tant écrite qu'orale. Vous êtes le personnage clé du département - voire de toute l'organisation dans les petites entreprises - il est donc essentiel que vous assuriez le bon fonctionnement de la communication interne. De même, dans vos contacts avec les parties externes telles que les clients et les fournisseurs, il est important que vous puissiez communiquer de manière professionnelle et claire", poursuit Stephanie.

"Un assistant administratif doit être capable de travailler de manière structurée et précise, et posséder de solides compétences organisationnelles.

Compte tenu de la diversité des tâches, la gestion du temps et la résistance au stress sont essentielles : vous planifiez votre travail de manière autonome et respectez les délais.  

La grande variété des tâches signifie également que vous devez être capable d'adopter une attitude flexible. Des projets inattendus, des priorités qui changent soudainement ou des collègues qui demandent une aide urgente : tout cela fait partie du travail. Si vous vous montrez serviable à cet égard, vous serez un véritable roc pour de nombreux collègues et deviendrez un membre très apprécié de l'équipe."

Qu'en est-il de la demande d'assistants administratifs sur le marché du travail actuel ?

Il y a clairement une demande croissante d'assistants administratifs. Au cours de l'année passée, le nombre d'offres d'emploi d'assistant administratif a augmenté de 37 % (source : Jobs Data). Cette évolution a été particulièrement sensible au cours du second semestre de 2022. La plus forte augmentation se situe au niveau des emplois permanents et des emplois intérimaires avec une option permanente. Ici, nous avons observé une augmentation des postes vacants de 50% et 32% respectivement. "L'assistant administratif est de toute façon un emploi stable. Le soutien administratif est nécessaire dans presque toutes les entreprises et dans divers départements, de sorte qu'il y a constamment une forte demande d'assistants administratifs", explique Stephanie. "Même pendant les périodes plus difficiles, comme la pandémie de corona, un rôle administratif offre une bonne sécurité d'emploi."

Quelles sont les perspectives de carrière ?

L'assistant administratif est un vrai poste de lancement. Vous acquérez rapidement une variété d'expériences et pouvez utiliser vos préférences pour déterminer votre prochaine étape de carrière - que ce soit avec votre employeur actuel ou avec une autre organisation.  

"Après une ou deux années d'expérience en tant qu'assistant administratif, vous avez déjà beaucoup d'options concrètes", explique Stephanie. "Par exemple, vous pouvez évoluer vers un poste administratif avec plus de responsabilités, comme celui d'assistant de direction. En temps voulu, vous pouvez même progresser vers le poste de responsable du back-office, où vous dirigez une équipe administrative. Des postes tels qu'office manager, facility manager ou fleet manager font également partie des possibilités. " 

Bien sûr, vous pouvez aussi passer à un autre terrain. Stephanie : "Les aspects du travail axés sur le client vous attirent-ils le plus ? Dans ce cas, un emploi de internal sales support ou de customer service representative est une excellente étape vers une carrière dans la vente ou le service à la clientèle. Les tâches liées aux RH vous intéressent-elles le plus ?  Envisagez alors de passer à un emploi d'assistant des RH. Combinez cela avec une formation complémentaire en matière de paie, et vous ouvrirez la voie au poste de payroll officer."

Combien gagnez-vous en tant qu'assistant administratif ? 

En commençant sa carrière en tant qu'assistant administratif, on peut s'attendre à un salaire mensuel brut de 2 000 à 2 500 euros. Avec 3 à 6 ans d'expérience dans le métier, le salaire mensuel brut se situe en moyenne entre 2400 et 3000 euros. Après plus de 6 ans d'expérience, vous pouvez voir votre salaire mensuel passer à 3 500 euros bruts et plus. Ce salaire est généralement complété par une série d'avantages sociaux, tels qu'un téléphone et un ordinateur portables, une assurance groupe et hospitalisation et des chèques-repas.  

Stephanie : "Un horaire de travail flexible est aussi généralement l'un des avantages. Souvent, en tant qu'assistant administratif, vous avez également la possibilité de travailler en partie à domicile."

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