L'étiquette du courrier électronique

Aujourd'hui, il est très facile de tomber dans l'informel et d'utiliser des expressions familières en rédigeant et en structurant des courriels professionnels. Ce n'est pas un problème si vous échangez des emails avec vos collègues les plus proches, mais il est important de respecter l'étiquette lorsque vous envoyez des courriels à des personnes extérieures à l'organisation ou même à l'équipe de direction de l'entreprise pour laquelle vous travaillez.  

Robert Walters, spécialiste du recrutement international, présente quelques règles d'étiquette à vérifier avant d'envoyer des courriels professionnels.

Seulement en cas de nécessité

A présent, nous recevons des emails tout au long de la journée. Essayez de ne pas remplir la boîte de réception de vos collègues avec des messages inutiles, et demandez-vous si votre courriel est utile avant de l'envoyer. De plus, certains problèmes sont mieux résolus par un bref appel téléphonique, ou tout simplement en face à face. Vous répondez à un courriel collectif ? Vérifiez si votre réponse s'adresse à l'ensemble du groupe ou uniquement à l'expéditeur initial. N'utilisez la fonction "Répondre à tous" qu’en cas de besoin.

Pensez à votre timing

Depuis l'introduction du travail à domicile, nous pouvons envoyer des courriels à tout moment et en tout lieu. Mais il peut être stressant pour les employés de recevoir des emails le soir ou le week-end.

En particulier dans un poste de manager, veillez à ne pas envoyer de courriels aux membres de votre équipe en dehors des heures de travail. Après tout, cela peut donner l'impression que des heures supplémentaires sont attendues.

Salutation professionnelle

Si vous adressez un courriel à une personne, commencez par "Cher Monsieur/Madame" suivi de son nom de famille, ou par "Bonjour" suivi de son prénom. La préférence dépend de la culture de l'entreprise et de votre familiarité avec le destinataire. Veillez à épeler correctement le nom et ne supposez pas qu'il appréciera que vous utilisiez une abréviation, comme "Val" au lieu de "Valérie".  

Si vous adressez un groupe, évitez d'utiliser des termes informels tels que "Salut les gars" ou "Coucou tout le monde". Une option plus sûre est de toujours commencer vos courriels par "Bonjour à tous". Il est également évident de toujours signer vos emails avec politesse et gentillesse, par "Je me réjouis d'avoir de vos nouvelles" ou "Meilleures salutations ".

L’utilisation des fonctions "haute priorité" et "confirmation de lecture"  

L'utilisation excessive de la balise "haute priorité" lui fait perdre son sens. Ne l'utilisez donc pas plus que nécessaire. Gardez toujours à l'esprit que cela peut également donner aux courriels un aspect quelque peu agressif, même si ce n'est pas l'intention.  

Il est préférable de ne pas utiliser les confirmations de lecture, sauf en cas de nécessité. Cela peut donner l'impression que vous ne faites pas confiance au destinataire et que vous le considérez capable de nier avoir reçu le message ou de ne pas l'ouvrir. Cette option n'est appropriée qu'en cas où vous n'êtes pas sûr d'avoir une adresse électronique correcte ou valide.

Signature  

Terminez votre courriel par une signature professionnelle. Il est préférable d'y inclure votre nom, votre entreprise et vos coordonnées. Les destinataires sauront ainsi comment vous contacter en cas de besoin.  

Répondez à vos courriels  

La courtoisie élémentaire commande de toujours répondre aux emails dans les délais impartis. Si vous ne le faites pas, vous montrez un manque d'intérêt et l'expéditeur n'est pas sûre que vous avez bien reçu le message. Il ne semble pas toujours nécessaire de répondre, mais c'est une question d'étiquette, surtout si cette personne a un impact sur votre carrière ou si elle a de l'influence dans l'entreprise ou le secteur d'activité.

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