Executive & Project Assistant

Een toonaangevend architectenbureau in de regio Leuven is op zoek naar een Executive & Project Assistant die energie haalt uit organiseren, structureren en het ontzorgen van management en projectteams. In deze veelzijdige rol is de Executive & Project Assistant de spil tussen directie, interne teams en externe partners.

Jouw takenpakket als Executive & Project Assistant:

Directie- en agendabeheer

• Beheren en opvolgen van inkomende mails en vergaderuitnodigingen.
• Plannen en coördineren van afspraken en agenda’s.
• Doorsturen van relevante communicatie naar interne verantwoordelijken.
• Voorbereiden van aangetekende zendingen en andere administratieve correspondentie.
  

Verzekerings- en schadedossierbeheer

• Registreren en opvolgen van schadedossiers in samenwerking met projectarchitecten.
• Coördineren van aangiftes bij verzekeraars en invullen van benodigde gegevens.
• Plannen van overlegmomenten en structureren van inkomende documentatie.
• Opvolgen van jaarlijkse aangiftes voor lopende projecten, inclusief gegevensverzameling en invoer op verzekeringsplatformen.

Architectuurwedstrijden

• Administratief opvolgen van wedstrijddossiers en tenders.
• Verzamelen en beheren van vereiste documenten van interne teams en externe partners.
• Coördineren van inhoudelijke input en samenstellen van teksten volgens wedstrijdeisen.

Het ideale profiel als Executive & Project Assistant:

• Minstens 3 jaar relevante ervaring als management assistant, projectondersteuner of administratief coördinator; ervaring in de bouw-, architectuur- of verzekeringssector is een plus.
• Uitstekende kennis van het Nederlands en een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van Frans en Engels.
• Sterke organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en het vermogen om meerdere dossiers parallel op te volgen.
• Discreet en betrouwbaar bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Proactief, oplossingsgericht en stressbestendig, met een klantgerichte en positieve instelling.

Het aanbod als Executive & Project Assistant:

• Een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een dynamisch en gerenommeerd architectenbureau in Leuven.
• Werken in een inspirerende omgeving waar kwaliteit, creativiteit en samenwerking centraal staan.
• Ruimte voor initiatief, persoonlijke ontwikkeling en meedenken over procesverbeteringen.
• Een collegiaal team met korte communicatielijnen en een professionele werksfeer.
• Een marktconform salarispakket tot €85000 op jaarbasis aangevuld met extralegale voordelen.

Interesse? Solliciteer dan snel online !

Niet de job die je zocht? Mogelijk ken je wel iemand in jouw netwerk die interesse heeft. Beveel hen Robert Walters aan en wij belonen jou!

Robert Walters is the trading name of Robert Walters People Solutions NV. All legal requirements can be found here.