Acht handige tips & tricks voor MS Word

Word is waarschijnlijk het meest gebruikte programma uit de Microsoft Office serie. Niet iedereen is zich echter bewust van de hoeveelheid ‘hacks’ en ‘shortcuts’ die gebruikt kunnen worden in het programma. Robert Walters deelt acht praktische tips om tijd uit te sparen bij het gebruik van Word. 

Hack #1: Sneltoetsen

Sneltoetsen, en vooral de CTRL-toets zijn ontzettend handig. CTRL-C, CTRL-V, CTRL-B en CTRL-I kent iedereen, maar ken je ook deze voor de opmaak van je document?

• Tekst links uitlijnen: CTRL + L
• Tekst rechts uitlijnen: CTRL + R
• Uitvullen (Justify): CTRL + J
• Uitvullen van de hele pagina: CTRL + SHIFT + J
• Regelafstand 1 / 2 / 1,5: CTRL + 1 / 2 / 5
• Witregel voor alinea: CTRL + 0
• Alineaopmaak verwijderen: CTRL + Q

Hack #2: Autotekst

Contactgegevens onderaan een brief, een antwoord op een vraag die regelmatig voorbijkomt, … Soms zijn er stukken tekst die je iedere keer opnieuw nodig hebt. Je kunt deze stukjes tekst natuurlijk kopiëren uit vorige documenten, maar veel makkelijker is het om een sneltoets aan te maken.

Selecteer de tekst die je wil bewaren, ga in je werkbalk naar insert, quick parts, autotext. Hier kies je Save selection. De volgende keer dat je de tekst nodig hebt, ga je opnieuw naar autotext en kan je met 1 muisklik de tekst invoegen.

Hack #3: Dicteren

Deze functie is superhandig wanneer je veel tekst moet schrijven. Je vindt dit helemaal rechts in de werkbalk onder het tabje Home. Kwestie van klikken en praten maar. Alles wat je zegt staat onmiddellijk op papier, mits je duidelijk in de microfoon spreekt natuurlijk.

Hack #4: De thesaurus tool

Gelukt om die grote lap tekst op papier te zetten? Dan is de kans groot dat je bepaalde woorden vaak hebt gebruikt en wil vervangen door synoniemen. Daar heeft Word een hele handige tool voor, namelijk de Thesaurus. Je vindt deze in je werkbalk onder het tabje Review. Open de tool en typ in de zoekbalk het woord waarvoor je een synoniem zoekt. Druk op Enter, en Word geeft je een hele lijst opties.

Hack #5: Rechtopstaande en neerliggende bladzijden in één document 

Stel dat je naast veel tekst ook enkele tabellen toevoegt die er beter uitzien wanneer ze op een neerliggend blad weergegeven worden. Dan hoef je niet te kiezen tussen goed uitziende tekstpagina’s en leesbare tabellen, maar kan je rechtopstaande (portrait) en neerliggende (landscape) pagina’s combineren in één document. Selecteer de tabel of de tekst die je specifiek naar een portrait of landscape wil veranderen. Ga naar de tab layout en klik daar op de optie ‘page setup’. Klik daarna nog eens door naar ‘orientation’ en kies tussen portrait en landscape. Duid tenslotte nog aan dat dit enkel voor de geselecteerde tekst of tabellen geldt via de knop ‘apply to’. Het lijkt misschien niets bijzonders, maar deze eenvoudige hack komt prima van pas wanneer je iets wil weergeven in een overzichtelijke grafiek of tabel. 

Hack #6: Samenwerken in een document

Werk je met anderen samen in eenzelfde document, dan betekende dat voorheen vaak veel heen en weer e-mailen en talloze versies van hetzelfde bestand opslaan. Die tijd is gelukkig voorbij.Rechtsboven in Word staat de knop Share. Klik je hierop, dan kan je je document makkelijk delen met anderen. Je kan er zelfs rechten aanhangen. Zo kan je iemand de mogelijkheid geven je document aan te passen, maar je kan er ook voor kiezen dat anderen het document enkel kunnen inkijken, en geen aanpassingen kunnen doen.

Hack #7: Oude versies terughalen

Oeps! Per ongeluk alle tekst in je document verwijderd? Gelukkig bestaat er een trucje waarmee je oudere versies van je document kan terughalen. Ga naar File, Info en kies voor Version History. Aan de rechterkant van je document verschijnt een lijst met eerdere versies: dubbelklik om deze terug te zetten.

Hack #8: Word document ondertekenen

'Wil je dit Word document ondertekend terugsturen?' Die vraag is je vast al eens gesteld. Printen, tekenen, opnieuw inscannen, het is een heel gedoe. Wist je dat dat veel sneller kan? Sla het Word document op als pdf-bestand. Vervolgens kan je hier je handtekening invoegen. Makkelijk, snel en ook nog eens beter voor het milieu.

Meer weten?

Neem een kijkje naar onze andere tips & adviezen voor een succesvolle carrière. Ben je momenteel op zoek naar een nieuwe job? Bekijk dan zeker onze meest recente vacatures.