8 tips voor een gestructureerde werkdag

Aan het begin van een werkdag kan het aantal items op je to-do lijst of een uitpuilende mailbox ervoor zorgen dat je door het bos de bomen even niet ziet. Wil je graag wat meer structuur brengen in de chaos? Dan heeft Robert Walters een aantal praktische tips waarmee je jouw werkdag succesvol kan plannen.

1. Lijst je doelen van de dag op

Maak een overzicht waarin je de doelen oplijst die je tegen het einde van de werkdag wil behalen. Deel elk doel verder op in een aantal kleinere deeltaken, zodat je jouw dag evenwichtig kan indelen. Wanneer je aan het einde van de dag al je targets hebt kunnen afvinken, zal je met een voldaan gevoel het kantoor verlaten.

2. Stel je prioriteiten

Wanneer duidelijk is welke doelen je wil behalen en je deze hebt opgedeeld in realiseerbare deeltaken, kan je jouw efficiëntie nog verder verhogen door elke deeltaak een bepaalde prioriteit mee te geven. Werk de opdrachten met de hoogste prioriteit eerst af en volg de rest van de taken op in volgorde van belangrijkheid. 

3. Maak gebruik van een logische tijdsindeling

Aan de hand van je opgelijste doelen en de bijhorende prioriteit kan je bepaalde taken voorrang geven en eveneens een tijdsbestek bepalen om ze uit te voeren. Zo voorkom je dat je gestresseerd geraakt wanneer er tegen het einde van je werkdag te weinig tijd overblijft. 

Denk ook eens na over de tijdstippen van de dag waarop je het meest productief bent. Is dit in de ochtend? Of piek je eerder tijdens de namiddag? Hou ook hiermee rekening wat betreft jouw tijdsindeling.

4. Neem regelmatig een pauze

Het is belangrijk dat je tijdens de werkdag regelmatig de tijd neemt om wat te bewegen of gewoon even de directe omgeving van je bureau te verlaten voor een korte pauze. Dankzij zo’n korte onderbreking stijgt je energiepeil opnieuw en zorg je ervoor dat je gedurende de volledige dag geconcentreerd blijft.

Niet alleen een stevig takenpakket kan voor chaos zorgen, ook een overvolle mailbox draagt niet echt bij tot je productiviteit.

Om efficiënt om te gaan met je mails hebben we nog volgende tips:

5. Zet niet alles op mail

Stel jezelf regelmatig  de vraag of je de boodschap die je wil overbrengen niet op een andere manier kan communiceren vooraleer je een nieuw e-mailbericht opstelt. Heel wat praktische zaken kan je bijvoorbeeld ook face to face bespreken, al dan niet tijdens een team meeting.  

6. Vermijd lange e-mails

Probeer je mails zo op te stellen dat de belangrijkste info bovenaan staat en structureer je bericht op een logische manier. Zo voorkom je onoverzichtelijke lange e-mails die verdere toelichting nodig hebben. 

7. Voeg contacten toe in CC

Wanneer je contacten toevoegt in carbon copy is het voor hen meteen duidelijk dat de mail voor hen louter informatief is en dat zij geen verder acties dienen te ondernemen. Hou dit in je achterhoofd wanneer je je mails gaat versturen. 

8. Voeg een deadline of Call to Action toe

Wanneer je aan je bericht een deadline voor opvolging of een CTA (call to action) toevoegt, stel je jouw correspondenten in staat om ook zelf op een gestructureerde manier hun mails op te volgen en zal de workload voor jullie beiden overzichtelijker worden.

Meer weten?

Lees onze andere tips en advies voor een succesvolle carrière.