De job en het loon van een Office Manager

Een goed functionerende organisatie kan niet zonder een Office Manager. Het tijdelijk verdelen van deze taken over andere afdelingen kan in tijden van kostenbesparing een oplossing lijken, maar voor organisaties die willen groeien en vooruitdenken, is de rol van een Office Manager essentieel. Pauline Verheyden, senior consultant bij recruitment specialist Robert Walters, legt uit wat een Office Manager precies doet, wat de carrièreperspectieven zijn én welk loon je in deze rol kunt verwachten.

Wat zijn de belangrijkste taken van een Office Manager?

“Een Office Manager heeft een veelzijdige rol met diverse verantwoordelijkheden die het dagelijks functioneren van de organisatie ondersteunen,” vertelt Pauline. “Dat omvat voor een stuk facility management zoals het onderhoud van de kantoren regelen, het aankopen van bureaumateriaal, … zodat iedereen zijn werk kan doen. In sommige organisaties neemt de Office Manager ook een aantal HR-taken op zich zoals opleidingen organiseren voor het personeel, de eerste screening doen van cv’s die binnenkomen voor bepaalde vacatures of het wagenpark beheren.”

Vooral in kleine structuren komt daar komt vaak ook algemene administratie bij, gaande van telefoon-, email- en agendabeheer van de directie tot het praktisch organiseren van zakenreizen. In een KMO waar het finance en HR-team zeer beperkt is, is het takenpakket zelfs nog uiteenlopender en zal de Office Manager bijvoorbeeld ook boekhoudkundige administratie, debiteurenbeheer en cash planning op zich nemen.

 “In grotere internationale bedrijven geeft de Office Manager meestal leiding aan een team van ondersteunend personeel, zoals administratieve assistenten en receptionisten,” voegt Pauline toe.

Welke opleiding en vaardigheden zijn essentieel voor een Office Manager?

Hoewel een bacheloropleiding in Office Management wenselijk is, is dit niet altijd vereist. De nadruk ligt vooral op soft skills, gezien de veelzijdigheid van de rol. Een goede Office Manager moet organisatorisch sterk en flexibel zijn, en over goede IT-vaardigheden beschikken. Probleemoplossend vermogen, proactiviteit en een sterke verantwoordelijkheidszin zijn onmisbaar. Ook vertrouwen en betrouwbaarheid zijn essentieel, aangezien deze persoon vaak toegang heeft tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie.

Daarnaast is een goede talenkennis en sterke communicatieve vaardigheden een must, aangezien een Office Manager met vrijwel iedereen binnen de organisatie contact heeft.

Werkgevers zijn vaak vrij streng in hun selectiecriteria voor een Office Manager. Omdat het om een sleutelfiguur gaat, is het belangrijk dat er een goede fit is met de bedrijfscultuur en de bestaande medewerkers.

Hoe ziet de carrière van een Office Manager eruit?

“De rol van Office Manager is meestal geen startersfunctie, maar een rol waarin men na enkele jaren ervaring in kan groeien,” weet Pauline. “Dit kan ervaring zijn in administratieve functies, maar ook vanuit een sales- of marketingachtergrond. De carrièremogelijkheden zijn breed: Office Managers kunnen kiezen om zich verder te specialiseren in facility management, commerciële functies, of communicatie, zowel binnen het eigen bedrijf als daarbuiten.”

In een KMO kan een Office Manager doorgroeien naar een soortgelijke functie in een grotere organisatie, waar hij of zij meer verantwoordelijkheden heeft, mogelijk zelfs over meerdere vestigingen.

Tot slot: hoeveel verdient een Office Manager?

“Een Office Manager met 3 tot 6 jaar ervaring kan rekenen op een bruto maandloon tussen 3.200 en 4.500 EUR. De grootte van de organisatie waarin hij of zij terechtkomt en de omvang van de taken en verantwoordelijkheden spelen een belangrijke rol in de verloning. In grote organisaties kan het salaris voor Office Managers met meer dan zes jaar ervaring oplopen tot 5.500 EUR bruto per maand of meer. Daarnaast wordt dit salaris vaak aangevuld met extralegale voordelen zoals een verzekeringspakket, gsm, maaltijdcheques en een laptop. Flexibele werkuren en thuiswerkmogelijkheden behoren ook vaak tot het pakket,” besluit Pauline.

Meer weten?

Bekijk onze meest recente Office Manager jobs. Op zoek naar een Office Manager om uw team te versterken? Contacteer één van onze kantoren of stuur uw vacature door.