De job en het loon van een Administratief Assistent

Een gevarieerde job met een hoge werkzekerheid en eindeloze doorgroeimogelijkheden: klinkt dit als muziek in je oren? Dan is de job van administratief assistent misschien precies wat je zoekt!

Stephanie Cnops, Principal bij Robert Walters, legt uit wat de rol van administratief assistent precies inhoudt, hoeveel je in deze job verdient én waarom deze functie ideaal is om je carrière te lanceren.

Wat doet een administratief assistent precies? 

De taak van een administratief assistent is het administratief ondersteunen van één of meerdere departementen binnen de organisatie. Bij deze rol hoort een zeer gevarieerd takenpakket. Stephanie: “Onder andere documenten opstellen en archiveren, vertalingen opmaken en brieven of e-mails sturen zijn dagelijkse kost voor een administratief assistent. Ook het voorbereiden van meetings behoort vaak tot de verantwoordelijkheden. Denk hierbij aan het boeken van een locatie, uitnodigingen sturen, Powerpoint presentaties uitwerken en eventueel zelfs catering regelen. Tot slot is databasebeheer een courant onderdeel van de job als administratief assistent, waarbij je erop toeziet dat de gegevens in de database steeds correct en up-to-date zijn.” 

Afhankelijk van het type organisatie waarin je werkt en de grootte van het bedrijf, kan dit takenpakket nog uitgebreider zijn. “In een kleinere organisatie is het bijvoorbeeld niet ongewoon dat een administratief assistent ook instaat voor het plaatsen van bestellingen, het ontvangen van klanten en het meehelpen bij de facturatievoorbereiding of de loonadministratie”, vertelt Stephanie. “In grotere structuren is het takenpakket doorgaans meer omlijnd omdat je wordt bijgestaan door gespecialiseerde teams zoals customer service, finance en HR.”

Welke opleiding en vaardigheden heb je nodig om aan de slag te kunnen als administratief assistent?

De meest gezochte profielen voor de functie van administratief assistent zijn in het bezit van een bachelor- of masterdiploma. De specifieke studierichting is vaak minder van belang. Een bachelor Office Management of een Master Vertalen of Communicatie zien we bijvoorbeeld vaak terugkomen. Meestal is ervaring geen must en zijn starters dus zeker welkom.

“Ook met een diploma secundair onderwijs kun je een job vinden als administratief assistent”, zegt Stephanie. “In dit geval wordt echter meestal wel ervaring gevraagd. Ben je niet van plan om hogere studies aan te vatten, maar is een job als administratief assistent wel wat voor jou? Dan doe je er goed aan om als vakantie- of studentenjob iets te kiezen binnen administratie. Hiermee heb je meteen concrete ervaring om op je CV te vermelden en verhoog je dus aanzienlijk je kansen bij het solliciteren. Ook bepaalde hobby’s kunnen relevant zijn en kun je dus gerust toevoegen op je CV. Denk hierbij bijvoorbeeld aan leiding geven in de jeugdbeweging, waarbij je uitstapjes organiseert of regelmatig communicatie naar de ouders uitstuurt.”

Naar computervaardigheden toe wordt een goede kennis van de meest courante software verwacht, zoals Word, PowerPoint, Excel en Outlook. 

Beschik je over een goede talenkennis, dan heb je alvast een streepje voor. Meertaligheid is een grote troef in de rol van administratief assistent. Stephanie: “In de meeste organisaties zul je op dagelijkse basis in meerdere talen moeten communiceren. Bij Belgische bedrijven is dit vooral in het Nederlands en het Frans, bij internationale bedrijven is ook het Engels heel courant. “

“Verder dient een administratief assistent over excellente communicatievaardigheden te beschikken, zowel schriftelijk als mondeling. Jij bent de spilfiguur in het departement – bij kleinere bedrijven zelfs in de hele organisatie – dus is het cruciaal dat jij de interne communicatie vlot laat verlopen. Ook in je contacten met externe partijen zoals klanten en leveranciers is het belangrijk dat je professioneel en duidelijk kunt communiceren”, vervolgt Stephanie.

“Een administratief assistent dient gestructureerd en nauwkeurig te kunnen werken, en sterke organisatorische skills te hebben.

Gezien het gevarieerde takenpakket is timemanagement én stressbestendigheid essentieel: je plant je werk zelfstandig in en respecteert hierbij eventuele deadlines. 

De grote variatie aan taken betekent ook dat je een flexibele houding moet kunnen aannemen. Onverwachte projecten, prioriteiten die plots verschuiven of collega’s die om dringende hulp vragen: het is allemaal part of the job. Neem je hierbij een hulpvaardige houding aan, dan ben je voor veel collega’s een rots in de branding en word je een sterk geapprecieerd lid binnen het team.”

Hoe zit het met de vraag naar administratief assistenten binnen de huidige arbeidsmarkt?

Er is duidelijk een groeiende vraag naar administratief assistenten. Het voorbije jaar is het aantal vacatures voor administratief assistent maar liefst 37% gestegen (bron: Jobs Data). Vooral in de tweede helft van 2022 was dit duidelijk voelbaar. De grootste stijging vinden we terug bij permanente jobs en interim jobs met optie vast. Hierbij stelden we een toename in vacatures vast van respectievelijk 50% en 32%. “Administratief assistent is sowieso een stabiele functie. In zowat elk bedrijf en in verschillende departementen is er administratieve ondersteuning nodig, waardoor er continu een hoge vraag naar administratief assistenten is”, vertelt Stephanie. “Zelfs tijdens moeilijkere periodes zoals de coronapandemie, biedt een administratieve rol een goede werkzekerheid.”

Wat zijn de doorgroeimogelijkheden?

Administratief assistent is een echte springplank-functie. Je doet snel diverse ervaringen op en kunt je baseren op je voorkeuren om je volgende carrièrestap te bepalen – zij het bij je huidige werkgever of bij een andere organisatie. 

“Na 1 à 2 jaar ervaring als administratief assistent, heb je al heel wat concrete opties”, aldus Stephanie. “Zo kun je bijvoorbeeld doorgroeien naar een administratieve functie met meer verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld management assistant. Na verloop van tijd kun je zelfs doorgroeien tot backoffice manager, waarbij je een administratief team leidt. Ook functies als office manager, facility manager of fleet manager behoren tot de mogelijkheden. “

Je kunt natuurlijk ook overstappen naar een ander domein. Stephanie: “Spreken de klantgerichte aspecten van de job je het meest aan? Dan is een job als internal sales support of customer service representative een mooie volgende stap naar een carrière binnen sales of customer service. Kunnen jouw HR-gerelateerde taken je het meest bekoren?  Overweeg dan om over te stappen naar een job als HR assistant of HR officer. Combineer je dit met een bijscholing in payroll, maak je de weg vrij naar de functie van payroll officer.”

Hoeveel verdien je als administratief assistent?

Wie zijn carrière start als administratief assistent, kan rekenen op een bruto maandloon van € 2000 à € 2500. Met 3 tot 6 jaar ervaring in de functie ligt het bruto maandloon gemiddeld tussen € 2400 en € 3000. Na meer dan 6 jaar ervaring kun je je maandloon zien stijgen naar € 3500 bruto en meer. Dit salaris wordt doorgaans aangevuld met een reeks extralegale voordelen, zoals een GSM en laptop, groeps- en hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques. 

Stephanie: “Ook een flexibel uurrooster behoort doorgaans tot de voordelen. Vaak krijg je als administratief assistent bovendien ook de kans om deels van thuis uit te werken.”

Is je interesse gewekt?

Bekijk onze vacatures in administratie. Ben je pas of recent afgestudeerd? Registreer je als junior en wij helpen je bij het vinden van je eerste job.