5 tips voor een vlotte jaarafsluiting

De jaarafsluiting komt er weer aan, en dat betekent vaak een hectische periode voor het financiële team. Maar het hoeft niet zo stressvol te zijn. Met de juiste aanpak – en misschien wat extra ondersteuning – kunt u deze drukke tijd soepel doorlopen. Maïté Bertels, managing consultant bij recruitment specialist Robert Walters deelt vijf praktische tips om uw financieel departement te ontlasten met behulp van een interim finance professional.

1. Begin op tijd

Een goede voorbereiding is het halve werk, zeker als het gaat om de jaarafsluiting. Begin december is hét moment om alles in gang te zetten, maar een soepele afsluiting begint eigenlijk al eerder. Plan bijvoorbeeld tussentijdse afsluitingen in oktober en november om eventuele fouten of afwijkingen vroegtijdig te signaleren en direct te corrigeren. Maak een overzicht van facturen die nog binnen moeten komen en anticipeer op facturen die u zelf nog moet opstellen. Denk ook aan correcties in voorraden en kosten die naar het volgende boekjaar overgedragen moeten worden – dit kunt u alvast inplannen.

Maïté: “Overweegt u tijdelijke ondersteuning? Dan is november ideaal om sollicitatiegesprekken te voeren en een interim finance professional aan boord te halen. Zo heeft uw nieuwe collega voldoende tijd om ingewerkt te raken, zodat de voorbereidingen in december soepel kunnen starten."

2. Delegeer dagelijkse taken

Tijdens de jaarafsluiting stapelen de werkzaamheden zich snel op. Naast de reguliere taken moet er ineens veel extra werk verzet worden, wat kan leiden tot chaos en lange werkdagen. Een interim finance professional kan hier verlichting bieden door dagelijkse taken over te nemen, zoals:

• Het boeken van facturen

• Banktransacties verwerken

• Facturen verzendklaar maken

• Betalingen opvolgen

"Door deze taken uit handen te geven, kan uw vaste team zich volledig focussen op de jaarafsluiting zelf," weet Maïté.

3. Kies voor ervaring

Soms loopt het anders dan gepland: een senior accountant valt onverwachts uit door ziekte of andere omstandigheden, waardoor uw jaarafsluiting in gevaar komt. In zulke situaties is het cruciaal om snel een ervaren kracht in huis te halen.

"Bij Robert Walters zien we elk jaar dat bedrijven last-minute op zoek gaan naar een ervaren finance professional om hun team te versterken," vertelt Maïté. "Hoewel het vinden van iemand met de juiste expertise tijdens deze drukke periode uitdagend kan zijn, staan onze consultants klaar om u snel te helpen bij het inschakelen van een geschikte interim boekhouder. Zo blijft uw jaarafsluiting op schema."

4. Vergeet studenten niet

Ook studenten en pas afgestudeerde finance professionals kunnen waardevolle ondersteuning bieden tijdens de drukke decembermaand. Hoewel januari vaak examenperiode is, zijn er altijd gemotiveerde studenten beschikbaar die graag werkervaring willen opdoen.

"Het voordeel van jobstudenten? Ze hebben vaak al een solide basiskennis en zijn enorm leergierig. Hun enthousiasme en frisse blik kunnen juist in deze hectische tijd een welkome aanvulling zijn voor uw team," legt Maïté uit.

5. Houd rekening met januari

"De afsluiting van het boekjaar vindt meestal plaats in januari, wat betekent dat ook die maand extra druk kan zijn voor uw financiële afdeling. Overweeg daarom om tijdelijke versterking iets langer aan boord te houden dan alleen in december," adviseert Maïté. "Een interim finance professional kan niet alleen helpen bij de afronding van het oude boekjaar, maar ook bij voorbereidende taken voor het nieuwe jaar."

Bent u eerder klaar dan verwacht? Geen probleem: u kunt de samenwerking flexibel beëindigen zodra alle werkzaamheden afgerond zijn. Zo betaalt u alleen voor de periode waarin extra hulp echt nodig was.

Met deze vijf tips wordt de jaarafsluiting een stuk minder stressvol – zowel voor uzelf als voor uw team. Wilt u meer weten over hoe wij u kunnen ondersteunen met ervaren interim finance professionals? Neem gerust contact met ons op of stuur uw vacature door; we denken graag met u mee!