8 tips voor een gestructureerde werkdag

Aan het begin van een werkdag kan het aantal items op uw to-do lijst of een uitpuilende mailbox ervoor zorgen dat u door het bos de bomen even niet ziet. Wil u graag wat meer structuur brengen in de chaos? Dan heeft Robert Walters een aantal praktische tips waarmee u uw werkdag succesvol kan plannen. 

Lijst uw doelen van de dag op

Maak een overzicht waarin u de doelen oplijst die u tegen het einde van uw werkdag wil behalen. Deel elk doel verder op in een aantal kleinere deeltaken, zodat u uw dag evenwichtig kan indelen. Wanneer u aan het einde van de dag al uw targets heeft kunnen afvinken, zal u met een voldaan gevoel uw kantoor verlaten.

Stel uw prioriteiten

Wanneer duidelijk is welke doelen u wil behalen en u deze heeft opgedeeld in realiseerbare deeltaken, kan u uw efficiëntie nog verder verhogen door elke deeltaak een bepaalde prioriteit mee te geven. Werk de opdrachten met de hoogste prioriteit eerst af en volg de rest van de taken op in volgorde van belangrijkheid. 

Maak gebruik van een logische tijdsindeling

Aan de hand van uw opgelijste doelen en de bijhorende prioriteit kan u bepaalde taken voorrang geven en eveneens een tijdsbestek bepalen om ze uit te voeren. Zo voorkomt u dat u gestresseerd geraakt wanneer er tegen het einde van uw werkdag te weinig tijd overblijft. 

Denk ook eens na over de tijdstippen van de dag waarop het meest productief bent. Is dit in de ochtend? Of piekt u eerder tijdens de namiddag? Hou ook hiermee rekening wat betreft uw tijdsindeling.

Neem regelmatig een pauze

Het is belangrijk dat u tijdens uw werkdag regelmatig de tijd neemt om wat te bewegen of gewoon even de directe omgeving van uw bureau te verlaten voor een korte pauze.

Dankzij zo’n korte onderbreking stijgt uw energiepijl opnieuw en zorgt u ervoor dat u gedurende de volledige dag geconcentreerd blijft.

Niet alleen een stevig takenpakket kan voor chaos zorgen, ook een overvolle mailbox draagt niet echt bij tot uw productiviteit.

Om efficiënt om te gaan met uw mails hebben we nog volgende tips:

Zet niet alles op mail

Stel uzelf regelmatig  de vraag of u de boodschap die u wil overbrengen niet op een andere manier kan communiceren vooraleer u een nieuw e-mailbericht opstelt. Heel wat praktische zaken kan u bijvoorbeeld ook face to face bespreken, al dan niet tijdens een team meeting.  

Vermijd lange e-mails

Probeer uw mails zo op te stellen dat de belangrijkste info bovenaan staat en structureer uw bericht op een logische manier. Zo voorkomt u onoverzichtelijke lange e-mails die verdere toelichting nodig hebben. 

Voeg contacten toe in CC

Wanneer u contacten toevoegt in carbon copy is het voor hen meteen duidelijk dat de mail voor hen louter informatief is en dat zij geen verder acties dienen te ondernemen. Hou dit in uw achterhoofd wanneer u uw mails gaat versturen. 

Voeg een deadline of Call to Action toe

Wanneer u aan uw bericht een deadline voor opvolging of een CTA (call to action) toevoegt, stelt u uw correspondenten in staat om ook zelf op een gestructureerde manier hun mails op te volgen en zal de workload voor u beiden overzichtelijker worden.

Meer weten?

Bekijk dan onze andere tips & advies of neem voor gespecialiseerd advies contact op met één van de consultants van Robert Walters.