Een interim manager is een tijdelijke manager die organisaties gedurende een bepaalde periode kan ondersteunen bij projecten, personeelstekorten of afwezigheid. Vooral in de huidige arbeidsmarkt stelt Anthony van de Ven, Consultant Interim Management bij internationaal rekruteringsspecialist Robert Walters, dat organisaties flexibele professionals steeds meer waarderen omdat ze heel snel en voor een beperkte periode kunnen worden ingezet. Wij spraken met Anthony over zijn ervaring met interim management recruitment en de voordelen die het organisaties kan bieden.

Kosten en baten van knelpunten en vacatures zorgvuldig afwegen

De behoefte van organisaties aan interim managers, zowel nationaal als wereldwijd, neemt alsmaar toe. Volgens Anthony van de Ven is de vraag sinds midden 2021 aanzienlijk toegenomen, met een hernieuwde stijging in het tweede en derde kwartaal van vorig jaar. Een kortdurende afwezigheid van een werknemer - of dat nu komt door ontslag, zwangerschap of, zoals de voorbije 2 jaar vaak het geval was, door een langere periode van ziekteverlof - kan een team zwaar belasten. Managers zijn geneigd de extra taken zelf op zich te nemen of proberen deze samen met hun personeel te beheren. Vaak mislukt dit door een gebrek aan middelen, competenties of de nodige expertise. Door dit gedrag lopen managers het risico een project niet adequaat en professioneel af te ronden. In het ergste geval stagneren ze, worden ze vertraagd of zelfs helemaal opgegeven. Door het gebrek aan steun verspreiden zich wrevel en overdreven eisen binnen het team. Anthony legt uit: "Bedrijfsleiders schrikken vaak terug voor de kosten van een interim manager. Dit werkt echter meestal averechts. In plaats van het team tijdens piekmomenten of personeelstekorten extra te belasten of posities volledig onvervuld te laten, moet men de kosten en baten tegen elkaar afwegen. Externe krachten zijn vaak de verstandigste oplossing.”

Deze investering loont op zowel middellange als lange termijn. Hij raadt bedrijfsleiders dan ook aan open te staan voor het overbruggen van vacatures met freelance technische, management- en vakspecialisten.

Acceptatie in het team

Het is wenselijk dat de rest van het (management)team achter de beslissing staat om een interim manager aan te stellen. Het gebeurt weleens dat interim managers niet overal met open armen worden ontvangen. Vaak wordt de beslissing voor een externe manager genomen op een moment dat het al rommelt in het team en de medewerkers overwerkt en gefrustreerd zijn. Bovendien bekijken ze de dagtarieven van de externen met scepsis. “Bedrijfsleiders moeten er daarom voor zorgen dat het team goed samenwerkt met de interim manager en hem niet ziet als een concurrent, want: deze deskundigen zijn er om de vaste medewerkers op korte termijn te ontlasten en verbeteringen te realiseren. Interim managers hebben immers helemaal niet bedoeling de vaste posities van andere collega's over te nemen. Hun doel is om de taak waarvoor zij zijn ingeschakeld met behulp van het bestaande team tot een goed einde te brengen en vervolgens het bedrijf weer te verlaten”, zegt Anthony.

Is de dure inzet van interim managers de moeite waard? 

Interim managers zijn hoogopgeleide, snel beschikbare technische, leiderschaps- en materiedeskundigen. Zij hebben een ruime ervaring en hebben in het verleden vaak soortgelijke taken met succes uitgevoerd. Zij weten dus als geen ander wat er moet gebeuren. Door hun neutrale positie kunnen zij situaties objectiever bekijken. Anthony: “Interim managers trekken ook processen in twijfel die niemand anders in twijfel zou trekken. Als iets al jaren suboptimaal draait, merken interne medewerkers dat vaak niet eens. Een belangrijk voordeel is dat een tijdelijke deskundige na een korte inwerkperiode in actie kan komen en dat de nodige competenties niet gedurende een lange periode hoeven te worden opgebouwd."

"Vooral bij moeilijke taken is het een groot voordeel dat iemand met de juiste ervaring en kennis de uitvoering overneemt.”

Wat kost een interim manager?

Professionals in finance en human resources zijn veelgevraagd. En ze laten je ervoor betalen. De vraag naar professionals, ook op interim management basis, neemt alsmaar toe. Anthony: "Onze kandidaten werken met een all-in dagtarief op basis van een gemengde berekening, zodat de kosten voor de organisatie kunnen worden gepland."

Ook al lijken de kosten in eerste instantie hoog, je betaalt alleen voor wat er effectief gedaan wordt. “Zodra er geen behoefte meer is, kan het contract snel worden opgezegd", zegt Anthony. Als een bedrijf een echte expert inhuurt die in staat is processen snel te implementeren of duurzaam te verbeteren, kunnen deze kosten vele malen worden gecompenseerd.

Interim manager op locatie of op afstand?

Anthony gelooft dat een verschuiving van het traditionele denken over de verplichte aanwezigheid van werknemers opportuun en nuttig is. Ook interim managers hechten tegenwoordig alsmaar meer waarde aan flexibele werkuren. Anthony: "Dus ook uit kostenoverwegingen rijst altijd de vraag of de aanwezigheid van de interim manager op locatie echt nodig is. In de meeste gevallen is het nuttig gebleken dat hij de eerste twee weken aanwezig is in de organisatie voor een vlotte onboarding en om de processen en contactpersonen te leren kennen. Daarna kan de opdracht op afstand een optie zijn." Dit levert zijn klanten twee voordelen op: De pool van geïnteresseerde kandidaten is groter en voor organisaties is het kosteneffectief alternatief. "Want sommige professionals brengen ook reistijd in rekening, die bij remote niet wordt gemaakt", zegt Anthony.

Zijn er jobs waarvoor remote geen optie is? Anthony weet uit ervaring: "Er zijn projecten waarvoor thuiswerk niet geschikt is, bijvoorbeeld wanneer het gaat om het leiden van een bepaald team en het eventueel signaleren van problemen binnen teams of bepaalde processen. Of bij een HR-project. Daar is het nodig om, bijvoorbeeld voor een beter verzuimbegeleiding, ter plekke gesprekken te voeren met de medewerkers in de productie om zo nodig de werklocatie of middelen te kunnen optimaliseren." 

Anthony vervolgt: "Anders is het in het geval van een project manager bij een ERP implementatie bijvoorbeeld. Hier is werken op locatie niet nodig. Of in het geval van een regional controller die geen contactpersoon ter plaatse heeft." Hij schat de verhouding tussen remote en on-site werk op ongeveer 80:20.

Plan je budget zorgvuldig

"Idealiter maken organisaties voorafgaand aan gesprekken met potentiële kandidaten duidelijk wat het maximale budget is voor de overbruggingsperiode of laten ze het benodigde budget goedkeuren. Dit bespaart veel kostbare tijd." En pas wanneer de kostenfactor duidelijk is, beslissen of de kwalificaties van de expert voldoende zijn om het probleem van de klant op te lossen. 

"First come, first served” – snel handelen is vereist

Vaak hebben ervaren interim managers binnen finance en human resources meerdere aanvragen voor zich liggen en opteren ze voor de opdracht die hen het meest ligt. Anthony adviseert: "Plan het kennismakingsgesprek snel in, en bereid de bijkomende administratieve zaken zoals contracten meteen voor." Vooral bij grotere organisaties moet je rekenen op vaak langdurige processen bij de juridische en inkoopafdelingen. Heb je zowel een professionele als persoonlijke klik met de kandidaat? Stel je beslissing dan niet uit, zodat de geschikte interim manager niet elders in dienst worden genomen.”

Op dit moment zijn er meer interim opdrachten dan beschikbare specialisten. Dat was voor de pandemie wel anders, meldt Anthony: "Voor corona was er voldoende aanbod van interim managers. Na de schok aan het begin van de pandemie steeg de vraag naar specialisten en projectmanagers vanaf medio 2021 en daarna opnieuw met sprongen tot medio 2022. Sindsdien zijn er meer speciale projecten te leiden, zoals het coördineren van migratieprocessen, het implementeren van nieuwe ERP systemen of het managen van andere veranderingsprocessen."

Hoe lang moet de duur van het contract zijn?

"Opdrachtgevers vragen meestal om een interim manager voor een periode van vijf tot zes maanden. Gemiddeld blijven ze negen tot tien maanden. Een kortere termijn is niet altijd optimaal, omdat de interim manager na korte tijd alweer op zoek moet naar een volgende opdracht.” Om zich volledig op het huidige project te kunnen concentreren, raadt Anthony een langer contract aan met een flexibele opzegtermijn.

"Wanneer je als opdrachtgever het contract wilt verlengen, doe dat dan zo vroeg mogelijk, maar idealiter zes weken voor het einde van het contract. Anders loop je het risico een waardevolle interim manager te verliezen vooraleer het project succesvol is afgerond, omdat hij zijn diensten al aan een andere organisatie heeft aangeboden.”

Het is trouwens niet ongebruikelijk dat organisaties hun interim manager inschakelen voor andere projecten binnen de organisatie of hem of haar zelfs een overnamemogelijkheid aanbieden, wat hij of zij meestal weigert.

Hoe vind je de juiste interim manager?

Een interim manager moet vanaf dag één toegevoegde waarde kunnen leveren aan de organisatie. Anthony: "Kies daarom iemand die zowel professioneel als qua persoonlijkheid bij de taak en het team past. In veel sectoren zijn er steeds meer jongere interim managers, terwijl er voorheen vaak ervaren specialisten van 50+ waren. Professionals van de digitale generatie zijn prestatiegericht en waarderen vooral de flexibiliteit en vrijheid en willen zich niet vastleggen voor een bepaalde periode. Vroeger was het niet ongewoon om je hele carrière bij één bedrijf te blijven. Dat gebeurt tegenwoordig nauwelijks meer.”