Zó stel je een goede ontslagbrief op

De kogel is door de kerk: je verandert van job. Nu je de beslissing genomen hebt, is het tijd om jouw job switch concreet te maken en ontslag te nemen bij je huidige werkgever. Hoewel dit voor veel professionals een emotionele aangelegenheid is, is het belangrijk om de officiële kant niet uit het oog te verliezen. Een goed opgestelde ontslagbrief is niet alleen nodig om wettelijk in orde te zijn, het toont ook jouw professionaliteit en het komt je verstandhouding met je manager ten goede. Je weet nooit wat de toekomst brengt, dus je doet er goed aan om te vertrekken met een positieve noot. 

Weet je niet goed hoe te beginnen aan je ontslagbrief? Internationaal rekruteringskantoor Robert Walters vertelt waar je op moet letten én deelt een handig voorbeeld om je op te baseren. 

Professionele toon

Je ontslagbrief is een officieel document waarin je een professionele toon dient te hanteren. Emotioneel of negatief taalgebruik is hierbij uit den boze. Gebruik je brief niet als uitlaatklep om je frustraties of kritiek naar je leidinggevende of het bedrijf toe te uiten. Je zult tijdens het gesprek met je manager of met de HR-dienst uitgebreid de kans krijgen om jouw redenen voor vertrek te bespreken.

De essentials

Volgende zaken dienen minstens vermeld te worden in je ontslagbrief:

• Jouw naam en adres.
  
  
• De naam en het adres van je werkgever.
  
  
• De plaats en datum waarop je de brief verstuurt of afgeeft.
  
  
• Duidelijke vermelding van jouw beslissing om ontslag te nemen.
  
  
• De startdatum en duur van jouw opzegtermijn. Deze gaat steeds in op de eerste maandag die volgt op de dag waarop je jouw ontslagbrief indient – hetzij via aangetekende zending, hetzij via persoonlijke afgifte.  Bij een aangetekende zending verstuur je je brief uiterlijk op dinsdag om de opzegtermijn de eerstvolgende maandag te laten starten. De duur van je opzegtermijn is wettelijk bepaald en hangt af van de startdatum van je arbeidscontract.
  
  
• Jouw handtekening.

Uit je dankbaarheid

Jouw ontslagbrief moet uiteraard geen lofzang worden over je werkgever, maar het is wel professioneel en beleefd om een zin toe te voegen waarin je je dankbaarheid uit voor de voorbije samenwerking. Vermeld ook gerust dat je bereid bent om te assisteren bij de opleiding van jouw opvolger.

Wens het bedrijf en je leidinggevende tot slot het beste voor de toekomst. Dit alles zal helpen om je opzegtermijn in een positieve sfeer te laten verlopen én je kansen op een goede referentie vergroten.

Voorbeeldbrief

Hieronder kun je een voorbeeldbrief downloaden om als leidraad te gebruiken voor jouw ontslagbrief. Neem deze zeker niet woord voor woord over: het is altijd aangewezen om je ontslagbrief aan te passen aan jouw persoonlijke situatie en de heersende cultuur bij je werkgever.

Download voorbeeldbrief

Enkele bijkomende tips

Check je arbeidsovereenkomst 

Jouw brief dient opgesteld te zijn in dezelfde taal als je arbeidscontract. Bovendien bevat je arbeidsovereenkomst mogelijk relevante informatie met betrekking tot ontslag. Het is dus zeker een goed idee om deze nog eens door te nemen voordat je je ontslagbrief opstelt. 

Kies je verzendmethode 

Is de startdatum van je opzegtermijn cruciaal met oog op je volgende job, of is de relatie met je huidige werkgever eerder gespannen, dan is het aangeraden om je brief via aangetekende zending te versturen. De datum van je verzendbewijs bepaalt namelijk de startdatum van je opzegperiode, waardoor er geen ruimte is voor discussie. Is er een positieve dynamiek tussen jou en je werkgever? Dan kun je er gerust voor opteren om je brief persoonlijk te overhandigen. 

Let op je timing 

Hoewel het niet verplicht is, is het wel de gewoonte om je directe leidinggevende persoonlijk op de hoogte te brengen van jouw ontslag voordat je je brief afgeeft of verstuurt. Met een face-to-face gesprek kun je jouw beslissing meteen kaderen en komt de boodschap minder hard aan. Kies het juiste moment voor je gesprek: je brengt dit nieuws bijvoorbeeld best niet op vrijdagnamiddag of vlak voor een teamvergadering.  

Wees discreet 

Zorg ervoor dat jouw manager de eerste persoon is die op de hoogte is van je ontslag. Je wilt absoluut vermijden dat je leidinggevende dit nieuws via een andere bron verneemt. Het zal je bovendien niet in dank afgenomen worden indien je andere collega’s op de hoogte brengt zonder dit eerst te overleggen. Bespreek met je manager wie de collega’s zal informeren en wanneer. 

Laat je schuldgevoel achterwege 

Het is mogelijk dat je je schuldig voelt over je vertrek, of het gevoel hebt dat je je manager of teamgenoten in de steek laat. Houd de redenen van je beslissing in je achterhoofd, en bekijk je vertrek als een nodige stap in je professionele ontwikkeling.

Een nieuwe fase in je carrière kun je nooit bereiken zonder de vorige fase af te sluiten. Zorg er met je ontslagbrief voor dat je dit op een correcte, professionele manier doet, zodat je met een positief gevoel in je volgende uitdaging kunt stappen.

Meer informatie

Bekijk al onze carrièreadviezen of neem contact op met één van onze kantoren. Ben je toe aan een nieuwe uitdaging, neem dan gerust een kijkje naar onze meest recente vacatures.