Offboarding omvat vrijwel alles wat er gebeurt nadat een werknemer zijn ontslag heeft ingediend of wanneer een arbeidsovereenkomst beëindigd wordt, gaande van gesprekken met het management tot de formele procedure die leidt tot de scheiding tussen werknemer en werkgever. 

Het belang van een goed offboardingproces mag niet worden onderschat. Een slecht uitgevoerde offboarding kan de relatie tussen werkgever en werknemer namelijk snel vernietigen en bovendien de employer branding of het publieke imago van de organisatie schaden. 

Internationaal rekruteringskantoor Robert Walters schetst in 5 stappen de optimale aanpak van het offboardingproces.

1. Luister

Wanneer een werknemer het bedrijf wenst te verlaten, moet een manager eerst en vooral luisteren. Laat de werknemer uitleggen wat de redenen voor zijn vertrek zijn. Dit kan een uiterst stressvol en ongemakkelijk moment zijn voor een werknemer, dus is het belangrijk een ondersteunende en vriendelijke houding aan te nemen. Wees gewoon rustig, laat zien dat je luistert, dat je de informatie goed hebt ontvangen en reageer bedachtzaam. Geef duidelijke richtlijnen over het verdere verloop.  

Het is cruciaal om een vervolggesprek te organiseren binnen enkele dagen nadat de medewerker ontslag ingediend heeft. Deze bijeenkomst biedt een gelegenheid voor mogelijke onderhandelingen en om de gevoelens van de werknemer verder te bespreken.

2. Betrek HR erbij

Het is essentieel om een neutrale omgeving te creëren door een derde persoon bij de procedure te betrekken. Wanneer werknemers de redenen voor het ontslag uitsluitend aan de manager moeten uitleggen, kan dit een bepaalde druk creëren. Een medewerker van HR kan de werknemers helpen zich op hun gemak te voelen als ze zich uitspreken.

3. Wees discreet

Een ontslag is altijd een delicate aangelegenheid - het wordt meestal niet intern verspreid. Er zijn gevallen waarin men niet wil dat de andere werknemers op de hoogte zijn van iemands wens om te vertrekken of van de verdere details. In die situatie is het altijd goed om een richtlijn te volgen om een gezonde werkplek te garanderen en roddels tot een minimum te beperken.

4. Bereid je voor

Wanneer je iets kunt aanbieden, zoals een promotie of zelfs een "vertrekbonus", kan dat alles veranderen. Het kan er zelfs voor zorgen dat een werknemer bij het bedrijf wil blijven, of ten minste met een positief gevoel vertrekt, waardoor hij gemotiveerd blijft tot het einde van zijn contract. Het is ook handig om klaar te staan met een duidelijk overzicht van de resterende taken en deadlines voor de opzegtermijn, zodat alles goed kan worden afgerond. Dit zal zorgen voor een degelijke overdracht aan de nieuw aangeworven of overgebleven teamleden.

5. Laat je ego los

Ontslag moet niet te persoonlijk worden opgevat; jouw werknemer zal een goede reden hebben om te vertrekken. Misschien is er nood aan een rustperiode of wordt het tijd voor een volledige carrièreswitch. Zelfs als werknemers ervoor kiezen om bij de concurrent te gaan werken, kan dit voor jou een kans zijn om inzicht te krijgen in wat zij beter doen. Zo kun je verbeteringen aanbrengen op gebieden waar je misschien geen rekening mee had gehouden.  

Steun betuigen aan jouw bijna ex-werknemer en een professionele werkrelatie onderhouden kan van vitaal belang zijn voor toekomstige contacten. Wie weet wordt de medewerker in de toekomst wel een boemerang-werknemer die weer bij de organisatie komt werken!

Meer informatie

Lees ook onze andere rekruteringsadviezen of contacteer één van onze kantoren. Download onze Salary Survey om de salarissen van jouw team te benchmarken.